Cuando hablamos de productividad nos viene a la cabeza hacer más cosas. Si queremos profundizar un poco más, podemos decir que somos más productivos si en el mismo tiempo conseguimos hacer más tareas. Parece que es una cuestión de ejecución de tareas por minuto, de ganarle segundos a cada cosa que hacemos. A esto nos ha ayudado enormemente la tecnología. Por ejemplo la imprenta incrementó enormemente la capacidad de producir libros o los telares de crear tejidos a una velocidad asombrosa, nunca antes vista.
Aunque quizás la idea original de otros inventos no era optimizar la productividad sí lo hizo en un segundo plano. La bombilla que quizás se creó buscando iluminar pero además permitió seguir a las personas trabajando cuando no había luz solar. O el teléfono, que buscaba comunicar a las personas pero también optimizó la comunicación entre empresas. Y, aún en nuestros días, se siguen desarrollando nuevas técnicas y dispositivos que podemos aprovechar para mejorar la productividad.
Seamos productivos
Cuando un emprendedor plantea montar un negocio puede hacerlo por múltiples motivos. Ganar dinero es imprescindible, sobretodo para poder mantenerse a flote y seguir desarrollando la actividad. A partir de aquí se puede crear el negocio con intención de cubrir unas carencias que cree el emprendedor que existen en la sociedad, con intención de disfrutar con su trabajo porque es su pasión o por cualquier otro motivo. Creado el negocio, es importante que se gestionen las tareas porque sino se puede caer en el error de invertir innumerables horas en cosas que no nos repercuten beneficio.
A principios del siglo XX, Vilfredo Pareto observó que el 80% de la riqueza en Italia estaba en manos del 20% de la población. Extrapolando su observación a otros campos, se dio cuenta que generalmente el 80% de las consecuencias venían por un 20% de las causas.
Cualquiera que conozca un lenguaje de programación y haya desarrollado una aplicación sabe que existe mucho código que aporta poca o ninguna funcionalidad pero es necesario. Alguien que trabaje en el mundo de la bolsa o inversiones sabe que también se cumple el principio de Pareto. Incluso actualmente la riqueza mundial se reparte entorno ese 80/20. Ser conocedores de esto nos puede ayudar a mejorar la productividad, saber cuál es nuestro 20 por ciento de tiempo más rentable y no obviarlo se hace imprescindible. Porque ese es el tiempo mejor invertido en términos económicos y si dejamos de lado estas tareas más productivas nuestro beneficio se verá muy mermado.
Medir la productividad
Cuanto más grande es un negocio más complejo e importante es tener una buena gestión. Saber en qué invertimos el tiempo y recursos de los trabajadores de la empresa es el primer paso. A partir de ahí podemos optar por medir con distintos métodos. Entre ellos, existen herramientas informáticas que nos permiten medir la productividad y así saber si los resultados son los esperados. Algunos talleres mecánicos tienen aplicaciones con órdenes de trabajo donde el trabajador ficha cuando inicia una reparación y ficha al finalizarla. Con ese registro horario pueden saber exactamente cuánto se invierte en cada servicio y también saben la productividad de cada operario. Otra forma de medir es la que utilizan algunas cadenas de producción, donde cada trabajador registra en una aplicación las piezas fabricadas y esa aplicación se encarga de hacer los cálculos de productividad por jornada laboral.
Cuando una empresa tiene metodología para medir la productividad tiene una herramienta muy potente, la información. Y es que tomar decisiones en base a lo que creemos puede llevarnos a cometer muchos errores por tener una visión distorsionada de la realidad. Pero la cosa cambia cuando la toma de decisiones es en base a datos obtenidos, tiene mucha más veracidad que la intuición y nos lleva a acertar con más probabilidad.
¿Solo importa la productividad?
Evidentemente no. Si bien es importante tener la máxima productividad para obtener rentabilidad, también es importante la calidad. Un producto o servicio de calidad se tiene tan en cuenta (o más) como la cantidad. Y es que ningún cliente quiere que el técnico de la caldera tenga que venir 3 veces porque solo emplea 20 minutos en revisar el problema cada vez que viene. Para la empresa puede ser rentable porque cobra un mínimo de 1 hora por actuación y el técnico lo hace en menos tiempo. Pero el cliente percibe esto como un mal servicio y puede desembocar en no volver a llamar a ese servicio técnico. O si la empresa quiere conservar el cliente no cobrará las 2 últimas actuaciones teniendo menos beneficio que si la primera vez se hubiera invertido el tiempo necesario para una correcta reparación.
Otro aspecto importante es no obsesionarse con la productividad. En una empresa también se realizan tareas que no son propiamente productivas pero son necesarias. Hacer las facturas y cobrarlas no son tareas que generen un beneficio directo, pero si no se hacen no ganaremos dinero a pesar de haber realizado el trabajo previo. O las tareas comerciales, propiamente no producen nada pero hay que dedicar recursos a vender y asesorar a los compradores lo que más les puede convenir. Ser conocedores de que esas tareas son imprescindibles, aunque no tan rentables, nos facilitará la toma de decisiones.
Mejorar la productividad
Un buen hábito es hacer una lista de tareas asignadas a cada trabajador donde ver cuáles son las que nos repercuten más beneficio. Paralelamente, es interesante observar si se pueden mejorar los procesos y optimizar las tareas. Si con un buen análisis somos capaces de identificar las tareas improductivas y minimizarlas (o eliminarlas) habremos mejorado la productividad. Y con esto, ¿qué conseguimos? Pues para empezar habremos ganado tiempo haciendo las mismas tareas, lo que antes se hacía en 8 horas ahora lo hacemos en 6 o 7. Al ganar tiempo podemos optar por asignar a los trabajadores tareas de las que más beneficio nos repercuten, utilizarlas para darles formación y tener personal más cualificado, darles la posibilidad de tener flexibilidad horaria o utilizarlas para desarrollo de nuevos productos o servicios. Solo son ejemplos de las posibilidades, cuando se gana tiempo y no sabes qué hacer…bendito problema!
Tengamos en cuenta que un trabajador productivo se siente realizado con su trabajo. Esto repercute positivamente en su desempeño y su valoración de la empresa. A todos nos ha pasado alguna vez que hemos tenido un mal día, que por algún motivo no hemos podido hacer todo lo que pretendíamos y nos ha generado frustración. Imagina que eso ocurre cada día en tu trabajo, sentirías que no te llena, que no haces nada. Incluso te lleva a pensar que pierdes tu tiempo y, por ende, tu vida. Por eso darles herramientas eficaces y procesos optimizados a los trabajadores es fundamental, porque todas las partes ganan y quedan satisfechas.
Os esperamos en la próxima!
