En el inicio de este siglo XXI estamos viviendo cambios como IoT (Internet de las cosas), la cultura DIY (Hazlo tú mismo) y la inteligencia artificial. Este conjunto de conceptos y algunos más comportan la llamada Industria 4.0 o cuarta revolución industrial. Y aunque suena sólo a cosa de grandes industrias, también las PYMES se pueden actualizar. Eliminar al máximo el papel físico o tener un control informático sobre todos nuestros datos y dispositivos es una forma de avanzar. Además un sistema informatizado da una sensación mucho más profesional que en el siglo XXI tan en cuenta se tiene. Hoy en día casi se hace raro que alguien te dé un presupuesto o una factura manuscritos. Y, honestamente, nadie quiere que le miren raro porque parezca obsoleto. Por eso vamos a hablar de la necesidad de informatizar nuestra empresa y por qué tener una aplicación de control horario.
La necesidad de mejorar
Las empresas requieren innovación, requieren desarrollo y requieren mejora. Porque una empresa que no invierte recursos en avanzar suele estar condenada al fracaso. Aunque invertir en recursos tampoco garantice el éxito. Pero en todos los mercados existen competidores de todo tipo: muy arriesgados, conservadores y, por decirlo de algún modo, estancados. Nuestra posición en el mercado vendrá marcada por muchos factores y no debemos obviar lo que nosotros hacemos para avanzar, lo que está en nuestra mano. Es fácil caer en la tentación de no hacer nada cuando algo más o menos funciona, de no probar cosas nuevas. Pero quizás los competidores están invirtiendo en mejorar y eso puede hacerles avanzar y sobrepasarnos. Muchas veces cuando queremos darnos cuenta estamos obsoletos respecto a la competencia.
Es posible que conozcamos empresas o incluso lo hayamos vivido en la nuestra propia. Como jefe puede molestarnos ver que nos quedamos atrás en el mercado y no conseguimos tener el ritmo que tienen otras. Encima puede que ni siquiera sepamos por qué la competencia obtiene tan buenos resultados, qué tenemos que cambiar exactamente. Como empleados quizás veamos que se deben hacer cosas distintas en la empresa para equipararnos a otras pero las personas que toman las decisiones están involucradas en otros asuntos y no nos escuchan. Quizás tampoco nuestras propuestas mejorarían el resultado pero al menos lo intentaríamos. En ambos casos queda claro el deseo de mejora.
La informática nos ayuda
Una de las herramientas más potentes para mejorar los procesos en las empresas es la informática. Utilizar dispositivos que nos automaticen procesos y quiten carga de trabajo nos hace la vida más fácil. Y a las empresas las hace más eficientes. Retrocedamos unos años, imagina tener que buscar una factura entre las 5000 que hace tu empresa y solo las tienes archivadas en papel, clasificadas por carpetas. Te llevará como poco 1 minuto si está todo muy bien organizado. Con una aplicación actual no tardas más de 10 segundos. Qué sencillo es para el trabajador y cuánto ahorro de tiempo conlleva para la empresa.
Y aunque pueda haber detractores porque piensan que destruirá algunos puestos de trabajo (donde antes se necesitaban 3 contables ahora se necesita 1 para la facturación mensual del ejemplo anterior) tengamos en cuenta que ahora el trabajador hace procesos más sencillos que le conllevan menos estrés. Y además para poder tener el sistema informático a punto harán falta técnicos y programadores. Parece que lo que ocurre es que transformamos 3 contables en 1 contable, 1 programador y 1 técnico. Tengamos en cuenta que la comodidad del trabajador en un sistema más relajado le hará ganar en calidad de vida y valorará mejor su trabajo.
Aplicación de control horario ¿Para qué?
Como hemos visto, informatizar una empresa nos lleva a obtener más comodidad y productividad. Una aplicación de control horario es una herramienta informática que nos puede beneficiar teniendo en cuenta la obligación actual de fichar. Las mejoras de aplicaciones de facturación, contabilidad y gestión son ampliamente conocidas en casi todos los sectores. Y muy utilizadas. Pero una aplicación de control horario puede parecernos excesiva o innecesaria. Puede parecerlo si pensamos en un trabajador y un mes concreto. Pero cuando necesitamos datos de 10 trabajadores la cosa se complica. Y si pensamos en tener el registro de 3 años aún más.
Utilizar una aplicación de control horario significa informatizar todos los datos. Obtener toda la información en un formato digital nos da múltiples beneficios:
- Imposibilidad de perder documentación como ocurre en papel
- Evitar manipular los horarios
- Evitar error humano de fechas y horas
- Posibilidad de hacer el registro horario remotamente
- Tener accesible desde cualquier lugar los informes
- Búsqueda muy rápida de los datos deseados
- Cumplimiento de los requisitos del Real Decreto-ley 8/2019
- Posibilidad de poner avisos para recordar el fichaje
- Añadir otras funciones a la aplicación para darle más utilidad (añadir gastos, ubicación, etc.)
Podemos ver que tener una buena aplicación de control horario nos permite mejorar la productividad en nuestra empresa. No nos hará ganar horas, pero sí minutos por cada trabajador y comodidad. Seguro que tenerla no es lo más importante para marcar la diferencia y tener éxito pero estamos convencidos que ayuda. Y es que una empresa que busca la mejora constante en todos sus procesos debe tener en cuenta cada pequeña ganancia, una filosofía Kaizen.
Nos vemos en la próxima entrada.
