Cuando hablamos de minimalismo tenemos tendencia a pensar en hogares con pocos muebles o restaurantes con escasos elementos decorativos. Aunque es un concepto que también se aplica muchos otros ámbitos como la arquitectura y el arte. Incluso a la forma de vestir de algunas personas. Y estamos bien encaminados si pensamos que va de tener pocas cosas, aunque no siempre. Vamos a ver cómo podemos aplicar el minimalismo en nuestro trabajo de forma que nos ayude.
Qué es el minimalismo
El minimalismo se basa en tener lo estrictamente necesario, ni más ni menos. Pueden ser pocas o muchas, dependerá de cada uno. Para aplicarlo tenemos que evitar o deshacernos de todo superfluo. Es sencillo de entender pero tiene mucha más complejidad su aplicación. Y es normal, en una sociedad consumista la tendencia es tener lo máximo posible. A veces incluso hasta la absurdez de tener 2 o 3 cosas que sirven para lo mismo y no usar ninguna.
En cada ámbito el minimalismo se aplica de forma distinta aunque la filosofía es la misma. Intentar tener lo mínimo necesario. Existen especialistas como Marie Kondo que han dado enfoques a este tema combinando orden y minimalismo. Incluso importantes empresarios como Steve Jobs han hecho buen uso de este concepto.
El minimalismo en una empresa
Ahora que sabemos qué es el minimalismo vamos a centrarnos en las empresas. Puede parecernos raro que sea un concepto aplicable a ellas pero veremos que es posible. En una empresa se puede aplicar minimizando la cantidad de decisiones que tengamos que tomar. Y es que pasamos todo el día tomando pequeñas decisiones. Por eso reducirlas nos liberará tiempo y energía.
Por ejemplo, si tenemos dos vehículos de empresa y tenemos que visitar un cliente tendremos que decidirnos por uno. Elegiremos en función de las características de cada vehículo, combustible en el depósito, consumo, distancia a recorrer, facilidad de aparcamiento y muchas otras posibilidades. Tomar la decisión unas veces llevará segundos y otras unos minutos. Por ínfimo que parezca todas esas pequeñas decisiones sumadas son un ladrón de energía.
El antes mencionado Steve Jobs, utilizaba la misma indumentaria para no tener que decidir qué ropa ponerse. Y esa misma filosofía extrapolaba a otros ámbitos de su vida para centrarse en lo que realmente le interesaba. Digamos que evitaba al máximo tener que hacer toma de decisiones.
Creando un espacio de trabajo minimalista
Para crear un espacio minimalista debemos identificar qué cosas se pueden eliminar porque no son necesarias. La primera vez que hagamos este ejercicio de reflexión nos parecerá que no hay nada innecesario. Normal, si tenemos o hacemos algo es porque pensamos que se requiere. Pero hay que intentar profundizar y hacer una valoración real. Para ello podemos hacernos las siguientes preguntas:
¿Si prescindo esto, qué pasaría? Se trata de hacer la reflexión sin ponernos dramáticos, siendo lo más fidedigno posible. En muchos casos veremos que hay elementos prescindibles en la empresa.
¿Cuándo fue la última vez que se usó? Si hace más de un año que no usamos algo probablemente sea innecesario. Incluso si solo se utiliza una vez al año puede que podamos prescindir de ello.
¿Cuándo la voy a utilizar? Esta va relacionada con la anterior. Puede que haya algo que no usamos desde hace tiempo pero tengamos previsión de usarlo. Si llevamos más de un año sin darle uso y prevemos que tardaremos más de 2 o 3 meses seguro que no necesitamos tenerlo.
Puede que después de hacernos estas preguntas aún pensemos que lo necesitamos aunque no lo usamos. Haz una prueba: pon una fecha en el calendario inferior a 6 meses para darle uso. Si llegada la fecha no lo has usado deshazte de ello sin darle más vueltas.
Esto aplica a objetos físicos (mesas, sillas, material de oficina, herramientas, etc.) e informática (discos antiguos, programas instalados en los ordenadores, carpetas con archivos, etc.). Y es que tenemos tendencia a acumular información digital como si no importara. Ahí es importante limpiar y organizar para el buen funcionamiento del sistema y para facilitar a los usuarios la búsqueda de la información útil.
Ponerlo en práctica
Lo ideal es hacer los pasos indicados anteriormente objeto por objeto. Abrimos un cajón y revisamos todo lo que hay. Y luego otro. Y luego una estantería. Será una tarea inicialmente pesada pero conforme vayas quitando cosas del medio verás que es reconfortante. Para hacerlo más visual podemos empezar por cosas grandes para que los resultados iniciales parezcan mayores. Aunque al final se trata de hacerlo con todo, no eliminar solo lo grande. Y es que si vaciamos cajones veremos que nos sobran mesas y estanterías de almacenaje.
Una vez hecha la criba podemos decidir qué hacer con lo que no necesitamos. No necesariamente hay que tirarlo si está en buen uso. Podemos regalarlo, donarlo o incluso venderlo.
Es interesante hacer el proceso una vez al año. Podemos pensar que es exagerado pero tenemos tendencia a acumular muchas cosas que no usamos. Cualquiera que haga el ejercicio que hemos descrito se dará cuenta. Además, si lo hacemos periódicamente, la única limpieza difícil será la primera.
Aplicar el minimalismo empresarial
El ejercicio de saneamiento puede extrapolarse a procesos que hacemos habitualmente. Quizás utilizamos un mecanismo de comunicación que en su día fue muy útil pero hoy ya no. Imaginemos un grupo de Whatsapp para comunicar a los trabajadores que se creó hace unos años. Más recientemente implementamos un Slack para lo mismo. Estaríamos usando dos mecanismos con la misma utilidad. Podríamos prescindir de uno. Pero tu mente pondrá excusas, te dirá que para unos casos es mejor uno que otro. Hay que vencer esa tentación y lanzarse a eliminar cosas superfluas.
Cuando una persona o empresa adopta la filosofía del minimalismo tiende a ser más ordenada. Esto facilita la gestión del tiempo ya que no perdemos tiempo buscando cosas mejorando así la productividad. Además se cambian los hábitos, se tiende a comprar menos cosas. Y es que deshacernos de objetos provoca un cambio en nuestro cerebro haciéndonos más conscientes en futuras compras.
Los beneficios del minimalismo
A nivel mental, tener menos cosas en la empresa permitirá hacer una toma de decisiones más sencilla. También nos hará tener que tomar menos decisiones. Eso se traduce en menor estrés y mayor capacidad de enfoque. Podremos centrarnos mejor en lo que realmente nos importa.
A nivel visual, encontraremos las cosas más fácilmente si tenemos menos objetos. Además, un ambiente con menos elementos es más relajante. Por no hablar de la facilidad de limpiar un entorno libre de obstáculos.
Económicamente, el mejor aprovechamiento del espacio nos permitirá ahorrar en mobiliario y objetos. También el mantenimiento derivado de éstos (reparaciones de vehículos, dispositivos informáticos o herramientas) se eliminará si decidimos renunciar a ellos.
El minimalismo debe entenderse como un concepto de tener más. No más cosas, sino más claridad, más foco, más libertad. Y es que teniendo justo lo que necesitamos, ni más ni menos, disfrutamos de todo lo que tenemos y evitamos preocupaciones innecesarias.
Hasta la próxima entrada!
