La importancia de un plan de onboarding

La importancia de un plan de onboarding

Cuando una empresa plantea hacer una selección de personal tiene un reto por delante. Conseguir un empleado que pueda encajar en la empresa no siempre es fácil. Suele ser un proceso complejo donde se ponen en una balanza distintas variables y al final se escoge el perfil que mayores requisitos puede cumplir. Pero una vez tenemos al candidato empieza otro proceso, el de incorporación a la empresa. Este proceso puede hacerse como un recibimiento tradicional o tener un plan de onboarding.

Qué es onboarding en una empresa

El onboarding es el proceso de incorporación a la empresa de un trabajador. Lo ideal es planificarlo para que la integración del trabajador sea fácil, lo más rápida posible y satisfactoria. Hasta ahora estábamos acostumbrados a que un trabajador nuevo en una empresa fuese presentado a los compañeros, explicadas sus funciones y una introducción sobre cómo funciona la empresa. El resto de herramientas laborales, enfoque empresarial y dudas se irían resolviendo sobre la marcha en las próximas semanas.

En el caso de querer hacer un onboarding lo más exitoso posible debe existir una planificación que prevé unos objetivos de integración. Esta planificación puede durar unas pocas semanas o varios meses, dependiendo del puesto de trabajo. En ese tiempo se debe acompañar al trabajador hacia una integración máxima en la organización. Consideraremos que ha finalizado el plan cuando sea capaz de desarrollar sus tareas autónomamente y sea perfectamente conocedor del enfoque que tiene la empresa.

¿Por qué planificar el onboarding?

La impresión que tiene un trabajador sus primeros días de trabajo es importante. Igual que la empresa se fija en él, él se fija en la empresa. Es por ello que tener un plan de onboarding facilitará que la persona sienta que la empresa le acoge y le ayuda a integrarse. No olvidemos que una persona nueva en una empresa siempre necesita un proceso de adaptación. Por eso, anticiparnos a sus dudas resolviéndolas antes que le surjan evitará la sensación de desubicación y de molestar con dudas a cada instante.

Imaginemos que hacemos un complejo proceso de selección con horas invertidas en leer currículum, entrevistas, llamadas, cuadrar horarios de agenda y decidir el candidato apropiado. Nos ponemos en contacto con la gestoría para hacer el contrato y creamos un lugar para el nuevo trabajador. Pasan los primeros días y no atendemos apropiadamente el trabajador. Al cabo de una semana el trabajador comunica que no quiere seguir en la empresa porque no se siente cómodo. Sería una gran pérdida de tiempo y dinero todo ese proceso. Sin hablar que hayamos perdido el candidato que creíamos mejor preparado para el puesto.

Cómo aplicar un plan de onboarding

Lo primero de todo es hacer un hueco en la agenda de la persona encargada de recursos humanos. Dedicarle tiempo a ese trabajador hará que se sienta valorado desde el primer momento. Y no solo los primeros días, el plan debe establecer reuniones periódicas. Pueden ser semanales, quincenales o, cuando pasen unas cuantas semanas, mensuales.

Igualmente importante es la comunicación bidireccional. Debemos explicarle qué debe hacer, cómo vemos su trabajo, indicarle cuál está siendo su evolución en la empresa, qué objetivos nos gustaría conseguir, etc. Pero también es importante escucharle, ver su punto de vista, qué se puede mejorar, cómo se siente, qué relación tiene con los compañeros y superiores, etc.

Planificación del primer día de trabajo

Antes de que llegue el nuevo trabajador es conveniente que el resto del equipo sepa de su llegada y sus funciones. Omitir esto hará que las presentaciones cuando llegue el nuevo colaborador sean sorpresivas y frías.

Otro factor a tener en cuenta es preparar su puesto de trabajo. Por ejemplo, si es un comercial probablemente necesitará un teléfono móvil, un portátil, una cuenta de email, acceso al software que utilice la empresa, un escritorio de trabajo, una silla, bolígrafos, libreta, etc. Parece obvio, pero no es lo mismo que cuando la persona llegue ya esté todo preparado que ir dándoselo cuando él lo pida. Quizás por timidez incluso tarde días en pedir cosas que puede necesitar y eso será un lastre en el tiempo de adaptación.

Primer día de trabajo

Es imprescindible hacer una bienvenida al trabajador presentándole a sus compañeros. Si no lo hacemos, probablemente pensará que en esa empresa no es nadie, que tendrá poco o ningún valor su trabajo. Y no solamente se trata de presentar a los compañeros que más horas compartirán con él, también es interesante que conozca al resto de la plantilla.

Igualmente importante es presentar al CEO de la empresa. Hará que sepa quién es el máximo responsable para poder acudir en caso de necesidad. También es interesante que el jefe sepa quién son las nuevas caras de su empresa.

Enseñar las instalaciones y departamentos que existen dentro de la organización facilitará que la persona recién aterrizada se haga una idea visual de las divisiones. Para su cerebro será más fácil entender quién pertenece a cada departamento si previamente ha podido verlo.

Una vez situado en su puesto es recomendable que tenga una persona asignada para que le guíe en su incorporación. Esa persona puede ser un superior, su Team leader o un compañero de su departamento que sea conocedor de las funciones que realizará el nuevo trabajador. Deberá encargarse de explicarle las herramientas de trabajo a su disposición, indicarle cómo desea la empresa que haga su trabajo y los objetivos de su puesto.

Primera semana de trabajo

Aunque el primer día es importante, los siguientes aún lo son más. En un día no da tiempo a ver prácticamente nada. Los días posteriores la nueva incorporación tiene la oportunidad de:

  • Familiarizarse con las herramientas de trabajo.
  • Ver la metodología de trabajo.
  • Conocer las actitudes y aptitudes de las personas de su entorno.
  • Realizar sus primeras tareas
  • Adaptarse a los horarios que requiera el puesto

En ese período de tiempo el trabajador dedicará mucho tiempo a observar a sus compañeros para aprender de ellos. Su productividad será baja hasta que se adapte. Pero sobre todo es conveniente tener paciencia y no saturar las capacidades cognitivas del individuo. Una presión excesiva puede hacerle plantear la opción de irse de la empresa en esos días cruciales. Por eso es muy interesante mantener breves reuniones casi diarias en esta fase, para saber su estado de ánimo y su integración.

La empresa debe intentar aportarle información en pequeñas dosis pero constantemente. En esta fase, tratar de anticiparse a las dudas que puedan surgirle al empleado demostrará el interés de la empresa por su integración.

Semanas posteriores

En esas semanas se verá la evolución que tiene el trabajador en cuanto a adaptación. Continuar haciendo un seguimiento es muy interesante porque aún será una fase de descubrimiento. El desconocimiento puede producir malentendidos entre compañeros o errores de interpretación que pueden desencadenar malestar. Por eso subsanar los problemas en reuniones puede dar muy buen resultado.

También conviene evaluar la carga de trabajo y comentarla con el trabajador. Conforme pasen las semanas el trabajador conocerá mejor todo y rendirá más. Es por ello que habrá que ajustar la carga de trabajo que tenga. Evidentemente, un volumen de trabajo alto puede saturarlo. Pero también puede ser frustrante no tener actividad laboral. Pasar las horas medio aburrido, sintiendo que no aportas nada al equipo y buscando tareas para sentirte útil sin encontrarlas puede llegar a desesperar.

Cuando el nuevo empleado lleva unos meses suele tener una idea bastante clara de la organización. Conocer el grado de satisfacción que tiene con la empresa en esta fase es primordial para saber si el vínculo laboral establecido puede ser duradero.

Proponer actividades de distracción fuera del horario laboral puede ser una buena forma de ayudar a establecer vínculos con los compañeros. Fuera del trabajo tienen mayor oportunidad de desinhibirse y tratar temas variados ayudando así a la integración. Hacer comidas, desayunos colectivos, barbacoas, actividades deportivas conjuntas o cualquier actividad que promueva la comunicación.

El proceso de onboarding siempre es importante

Cuando un trabajador empieza en una empresa puede llevarse una buena o una mala impresión. Si la percepción del trabajador es positiva seguro que se plantea estar varios años, como mínimo, en la empresa. O para toda la vida, quién sabe. Por el contrario, una mala percepción hará que el trabajador esté buscando pronto un nuevo empleo o una salida temprana de la empresa. Y es que nadie quiere perder su tiempo en un lugar en el que no parece encajar.

Tengamos en cuenta que muchas veces la empresa está centrada en sus proyectos, con su día a día y con su inercia habitual. Esto hace que olvidemos y, en ocasiones, omitamos las necesidades de los empleados que llevan poco tiempo en el equipo. Por eso es importante reservar un tiempo para hacer un seguimiento de la adaptación de los nuevos empleados. Seguro que con voluntad y siendo conscientes de todo lo expuesto se pueden mejorar los procesos de onboarding.

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